Kundengeschichte

"Ein besonderes Highlight für mich und mein Team ist die Bank Direct-Funktionalität zusammen mit dem Auto-Matching-Add-on von EMPAUA."

Jan Wörle, CFO

Salesforce Cloud

Sales Cloud, Platform, Accounting Seed (ISV)

Branche

Gewerbliche Dienstleistungen: Industrielle Reinigung

Projekt-Ergebnis

90% schnellere Benutzeroberfläche in Accounting Seed, da anstelle von benutzerdefinierten Seiten wie in Sage Financials Salesforce-Standardseiten verwendet werden.

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Über

TGS Teegen ist ein mittelständisches Unternehmen für Gebäudedienstleistungen, Industrie- und Gesundheitsreinigung in Familienbesitz. Das Unternehmen hat sich auf hochkomplexe Industriereinigungsstandards und hochintensive Krankenhausreinigungsdienste spezialisiert, die häufige Qualitätszertifizierungen und Rund-um-die-Uhr-Dienste erfordern. Im Laufe der Jahre war die IT-Infrastruktur von TGS in die Jahre gekommen, da die lokalen Server veraltet waren. Daher entschied man sich, die gesamten Geschäftsprozesse auf Salesforce zu verlagern, einschließlich Vertrieb, Objektmanagement, Zeiterfassung für über 2000 Mitarbeiter, Anwendungsmanagement, Controlling und die gesamte Buchhaltung.

Herausforderungen

Es musste sichergestellt werden, dass alle Buchhaltungsdaten auf monatlicher Basis in Datev exportiert werden können.

  • Nahtlose Integration von Kontoauszügen und automatisierter Abgleich offener Posten.
  • "Hard-Cut"-Zeitplan.
  • Einstellung der Sage Financials App zum 31.12.2020, die als primäre Buchhaltungslösung auf Basis von Salesforce genutzt worden war.
  • Die Komplexität, die damit einhergeht, alle finanzbezogenen Prozesse über Salesforce abzuwickeln: Rechnungsstellung / Fakturierung einschließlich Folgeprozesse, Rechnungsstellung, Messung der Rentabilität einschließlich aller direkten und indirekten Kosten, Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Bearbeitung von Zahlungseingängen von Kunden (SEPA), Bearbeitung von Zahlungsausgängen an Lieferanten.
  • Anpassung eines amerikanisch basierten Abrechnungs- / Buchhaltungssystems für den deutschen Markt.

Lösungen

  • Einrichtung eines eigenen DATEV-Connectors, der es ermöglicht, alle buchhaltungsrelevanten Daten in DATEV-lesbare Datensätze umzuwandeln.
  • Der Connector nutzt Amazon Web Services (AWS) für die Datenverarbeitung und die Erzeugung von Exportdateien.
  • Umformatierung von CSV-Bankenexporten in das OFX-Format von Accounting Seed über ein auf Salesforce basierendes benutzerdefiniertes Konverter-Tool, das auf Lightning Web Components basiert.
  • Apex-basierte Lösungen: Generierung von xml-basierten SEPA-Dateien für Zahlungen, die auf das Bankkonto hochgeladen werden können.
  • Monatlicher Rechnungslauf: Benutzerdefinierte Lösung zur Generierung von bis zu 800 Rechnungen pro Monat per Knopfdruck.
  • Manuelle Fakturierungsseite zum Einfügen von Abrechnungen auf Basis von Reinigungsleistungen; Monatliche Neuzuordnungslogik, um Gemeinkosten den Kostenstellen zuzuordnen.

Ergebnisse

  • Höherer Grad der Automatisierung: Kundenzahlungen werden automatisch mit offenen Rechnungen abgeglichen. In Sage Financials musste dies manuell durchgeführt werden (30 % Effizienzsteigerung).
  • 90% schnellere Benutzeroberfläche in Accounting Seed, da anstelle von benutzerdefinierten Seiten wie in Sage Financials Salesforce-Standardseiten verwendet werden.
  • Effizienzsteigerung beim Jahresabschluss, da alle Buchungen bereits in Datev sind, wo der Steuerberater den Jahresabschluss prüft und vorbereitet.
"Accounting Seed hat eine klar strukturierte Benutzeroberfläche, die im Vergleich zu unserem vorherigen System (Sage Financials) viel schneller läuft. Ein besonderes Highlight für mich und mein Team ist die Bank Direct-Funktionalität zusammen mit dem Auto-Matching-Add-on von EMPAUA. Damit können wir die Bankexporte mit den Salesforce-Datensätzen täglich und sehr zuverlässig automatisch abgleichen. Auch die Integration unserer Abrechnungen aus Salesforce in Accounting Seed ist einwandfrei und einfach zu bedienen."
Jan Wörle, CFO

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